Kleinunternehmer versuchen immer, die Kosten zu senken – und ja, Budgetierung ist Teil eines intelligenten Unternehmens. Aber sind Sie in Bezug auf Ihre Unternehmenssoftware auch so sparsam wie möglich?
Sicher, Sie denken vielleicht, dass Sie mit einer fünf Jahre alten Version Ihrer wichtigsten Software auskommen können. Aber sollten Sie nicht mehr anstreben, als nur über die Runden zu kommen? Ganz gleich, ob es sich um die wichtigsten Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsprogramme, um Ihre E-Mail-Anwendung oder um branchenspezifische Software wie Inventar- oder Kassensysteme handelt – wenn Sie sich auf veraltete Software verlassen, kann dies Ihr Unternehmen gefährden. Hier sind vier Gründe, warum Sie ein Update auf die neueste Software in Betracht ziehen sollten:
1. Sie ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit. Die Zusammenarbeit im Team – auch wenn Sie weit voneinander entfernt sind – ist heutzutage für den Geschäftserfolg unerlässlich. Die neueste Software hebt die Zusammenarbeit im Team auf ein neues Niveau, unabhängig davon, ob Sie sich im selben Gebäude befinden oder aus der Ferne arbeiten. Mit Office 2016 können Benutzer beispielsweise Word-, PowerPoint- und OneNote-Dokumente gemeinsam verfassen; Sie können sogar die Bearbeitungen anderer Personen in Echtzeit sehen. Und mit der Skype-Integration in der App können Sie direkt in Ihren Dokumenten Gespräche, Chats oder IM auf dem Bildschirm führen.
2. Es spart Zeit. Zusätzlich zu all der Produktivität, die Sie durch die verbesserte Zusammenarbeit gewinnen, stellt die Verwendung von Cloud-basierter Software sicher, dass Ihr Team immer die aktuellsten Anwendungen zur Verfügung hat. Die IT-Abteilung muss keine Zeit mehr für die manuelle Installation von Patches oder Updates aufwenden, und die Unternehmensdaten werden nicht mehr gefährdet, weil die Computer einiger Mitarbeiter nicht auf dem neuesten Stand sind. Mit der neuesten Cloud-basierten Software werden Ihre Anwendungen automatisch im Hintergrund aktualisiert, sodass Sie immer auf dem neuesten Stand sind. Und wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen weiterentwickeln, entwickelt sich Ihre Cloud-basierte Software mit Ihnen weiter, indem sie kontinuierlich neue Funktionen und neue Dienste hinzufügt, die Ihnen helfen, noch mehr zu erreichen.
3. Sie bietet mehr Sicherheit. Datensicherheit wird von Tag zu Tag komplexer – und immer wichtiger. Wenn ein kleines Unternehmen auf veraltete Software zurückgreift, erhöht sich das Risiko, dass sensible Informationen nach außen dringen oder gehackt werden. Wenn Sie jedoch die neueste Cloud-basierte Software abonnieren, wissen Sie, dass Sie die aktuellsten Sicherheitsmaßnahmen auf Ihrer Seite haben. Office 2016 verfügt beispielsweise über einen integrierten Schutz vor Datenverlusten in Word, PowerPoint, Excel und Outlook, wodurch die Wahrscheinlichkeit, dass sensible Geschäfts- oder Kundendaten nach außen dringen, erheblich verringert wird.
4. Es ist für den mobilen Einsatz gedacht. Sie und Ihr Team sind auf mobile Geräte angewiesen, um Ihre Arbeit zu erledigen. Sollte Ihre Software nicht auch für die Mobilität ausgelegt sein? Die neueste Software basiert auf Betriebssystemen, wie dem neuen Windows 10, die auf Tablets, Telefonen, Desktops und Laptops gleichermaßen laufen. Diese Einheitlichkeit bedeutet, dass Sie nahtlos von einem Gerät zum anderen wechseln können und immer noch auf dieselben Dateien, Dokumente und Daten zugreifen können, die synchronisiert werden, damit sie alle aktuell und korrekt sind.